校办字〔2023〕1号

第一章  总  则

第一条  为促使学校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据有关规定，结合学校工作实际，制定本办法。

第二条  学校各类公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布上级和学校有关文件，以及各单位请示和报告工作、交流经验的重要工具。学校各单位必须认真做好公文处理工作。

第三条  公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条  校长办公室是学校公文处理的管理机构，具体负责学校公文处理工作。各二级单位要指定兼职文秘人员，负责本单位日常公文处理工作。

第二章  收文处理

第五条  校外单位行文学校的任何文件，须先送校长办公室登记收文。

第六条  校长办公室收文后按下列规定办理:

（一）收文登记应包括日期、编号、发文机关名称、公文字号、公文标题及办理情况。重要函电、内刊及有关资料都应登记。

（二）节假日期间，若有急件及重要文件，应立即派人专送校领导阅示。

第七条  送校领导阅示或者交有关人员办理的公文，校长办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，并及时向校领导反馈办理情况。

第八条  校领导批示内容涉及两个以上部门办理的，应由主办单位负责、协办单位协助处理。重要公文处理可由主办单位以召集会议或其他方式在规定期限内解决，不得拖延或搁置。

第九条  承办单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理；确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回校长办公室并书面说明理由。

第三章  发文处理

第十条  以学校名义发文的作业流程:主办单位承办人拟稿——主办单位负责人核稿，送主管领导审阅——校长办公室核稿——呈校领导签发——校长办公室统一编号，安排缮印、存档——主办单位负责文件校对、装订、分发、报送。

为节约行文成本，提高行文质量和效率，除特殊情况需要和涉密公文之外，学校内行文一律通过办公自动化系统运行，进一步提升行文信息化水平。

第十一条  学校公务活动中常用公文的主要种类有:

（一）决定

适用于对重要事项或重大活动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）公告

适用于宣布学校重要事项。

（三）通告

适用于公布在一定范围内应当遵守或周知的事项。

（四）通知

适用于发布规章制度;转发上级机关和不相隶属机关的公文;批转下级单位的公文;传达要求下级单位办理和需要周知或执行的事项;任免人员。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或重要情况。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（七）请求

适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复

适用于答复下级单位请求事项。

（九）意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。

（十）函

适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

（十一）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。+

第十二条  草拟公文应当做到:

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如制定新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）观点明确，内容客观，表述准确，结构严谨，条理清晰，字词规范，标点正确，篇幅凝练。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急文件，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期要写具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”、第二层为“(一)”、第三层为“1.”、第四层为“(1)”;层次较少的公文也可采用第一层为“一、”、第二层为“1.”、第三层为“(1)”。

（七）应使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

第十三条  公文送校领导签发前，校长办公室应进行核稿。核稿的重点是:是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。

第十四条  以学校名义发文，须经校长或校长授权的副校长签发。文稿经签发后方能生效，未经领导签发的文件不得印发。领导签发后的文件，不得再作改动，若确需改动的，须经原签发领导同意。领导审核、审批公文应表示出同意、不同意或者其他具体意见，圈阅应视为同意。

第十五条  公文正式印制前，校长办公室应当进行复核。复核的重点是:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。

第十六条  学校文件、文字号编发按以下规定执行:

（一）发文机关标识

由发文机关的全称或规范简称加“文件”二字组成，位于红头文件正中央，一般为套红印刷打字。以学校董事会名义发文使用“信阳科技职业学院董事会文件”文头，学校党委名义发文使用“中共信阳科技职业学院委员会文件”文头，以学校行政名义发文使用“信阳科技职业学院文件”文头，以学校团委名义发文使用“共青团信阳科技职业学院委员会文件”文头。

（二）发文文号

由发文机关代字、发文年号及当年发文顺序号组成。发文年号一律用公元纪年全称，括于六角括号“﹝﹞”内，置发文机关代字之后，发文顺序号之前。发文序号不编虚号，不加“第”字。上行公文发文字号居左，与右边签发人对应;下行公文发文字号标注位置一般应在文件名称正下方;使用信阳科技职业学院校函时，发文字号应在标题右侧。

几个单位联合发文，只标明主办单位发文字号。

第四章  行文规则

第十七条  行文应当确有必要，注重实效。

第十八条  学校及全校各单位的行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（一）学校可对上对下、对内对外行文。各单位除校长办公室外不得代表学校对外正式行文。

（二）一般性业务工作如涉及多个部门的，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。联合行文应尽量减少，如确有必要，联合行文单位不宜过多。

（三）各部门在业务范围内可相互行文，但一般以函件的形式商洽和布置工作、询问和答复问题、审批事项。若确有需要，可由校长办公室根据校行政授权向各单位行文。未经校长或校长办公会研究同意，任何单位不得以学校名义行文。

各单位对内的重要行文，应当同时抄送主管校领导和校长办公室。

（四）各单位需要向学校的上级主管部门请示问题、报告情况或反映意见，须以学校的名义按规程行文。

（五）各部门不得擅自下发有关方针、政策、行政规章类公文。

第十九条  各单位向学校请示、报告工作的书面材料，应按程序交校长办公室登记后处理。除领导直接交办的事项外，各单位不得直接向领导个人报送“请示”“意见”和“报告”。

第二十条  “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关;如需同时送其他机关，应当以抄送形式，但不得同时抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

第二十一条  行文制式要求:

（一）采用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)纸张;

（二）页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156mm﹡225mm;

（三）字体和字号:如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整;

（四）行数和字数:一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整；

（五）装订要求:公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm,订口(左白边)约为28mm;

（六）排版规格:

1.发文标题

主标题用二号方正小标宋简体，可分一行或多行居中排布;副标题和时间用三号楷体。标题与主送机关或正文之间空一行。标题回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2.主送机关

标题下空1行，左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

3.正文

一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件

附件说明与正文字体一致，位于正文和发文单位署名之间，与正文空开一行，“附件:”前空两格，后接附件名称，附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称不加标点。如只有1个附件，则附件首页左上角注明“附 件”(中间空一格，用三号黑体);如有多个，则附件首页左上角注明附件的顺序号(如“附件:1.XXXXX”)。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.成文日期

成文日期一般用阿拉伯数字将年、月、日标全，月、日不编虚位，右控四字编排。

6.印章

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

如遇公文正文恰好满页，成文日期须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不再采取注识“(此页无正文)”的方法解决。

第五章  公文归档

第二十二条  各类公文经处理完毕后，交校长办公室档案管理员归档。

第二十三条  各类公文归档时:

（一）须装订整齐，加封面，注明档案名称、档号、年月日及保存期限;

（二）依照档号，先归类，后以年为单位，按收发文(呈签)日期之先后逐渐排列，同一事件两件以上公文予以合并;

（三）每卷都要缮写目录，置于案卷之扉页，以便查阅，年末装订成册。

第二十四条  若主办单位发生公文丢失情况时，则需由其造册呈报处理。

第二十五条  档案管理员调职时，应将档案逐一清点移交，会同接管人员，签报领导备查。

第六章  公文管理

第二十六条  公文由各单位专职文秘人员或机要员统一管理。

第二十七条  传递秘密文件时必须采取相应保密措施，确保文件安全。

第二十八条  翻印上级文件，须经校领导或单位负责人批准，绝密级和标注不准翻印的文件，不得翻印。翻印(复印)的文件，应按正式文件管理，不准随外携带和遗失。

第二十九条  专兼职文秘人员、机要员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定做好移交工作。

第七章  附  则

第三十条  本办法由信阳科技职业学院校长办公室负责解释。

第三十一条  本办法从发文之日起施行。原发布的有关文件即行废止。